Zarządzanie dokumentami firmy obejmuje cały obieg akt. Proces ten dotyczy ich tworzenia, przechowywania, archiwizacji, a także niszczenia. Wszystkie te etapy są formą przetwarzania danych i muszą być zaplanowane zgodnie z przepisami RODO. Ważne jest, aby przedsiębiorcy, niezależnie od skali działalności, wdrożyli systemy zapewniające bezpieczeństwo dokumentów. Dowiedz się, jak wraz z nimi zorganizować uporządkowane archiwum, spełniające szereg norm obowiązujących w Polsce.
Prawo a zarządzanie dokumentami firmy
Bezpieczne zarządzanie dokumentami firmy wynika z przepisów i licznych norm. Dotyczą one nie tylko niszczenia dokumentów, ale także ich prawidłowej archiwizacji. Najważniejsze jest tu stosowanie zasad gwarantujących, że informacje z akt nie wyciekną podczas przechowywania i nie będą możliwe do odtworzenia po utylizacji. Trzeba o to zadbać zarówno w przypadku dokumentów papierowych, jak i nośników cyfrowych. Uporządkowane archiwum to sposób na to, by obieg dokumentów był sprawny, bezpieczny i zgodny z przepisami. Warto skorzystać z pomocy specjalistów Destroy, którzy oferują skanowanie i digitalizację akt, archiwizację oraz profesjonalne niszczenie.
Eksperci przestrzegają rygorystycznych norm, w tym rozporządzenia RODO, które dotyczy przetwarzania i ochrony danych osobowych. Zarządzanie dokumentami firmy musi być z nim zgodne na każdym etapie. Przy przechowywaniu i archiwizacji szczególnie ważne jest stosowanie przepisów zawartych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Ponadto trzeba zwrócić uwagę na wiele norm wskazujących na sposoby zarządzania bezpieczeństwem informacji.
Archiwum w firmie powinno spełniać standardy ISO 27001, ISO 11799 oraz ISO 16175-1. Pierwszy dotyczy systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji, a drugi przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych. Trzeci wyróżniony standard odnosi się do parametrów oprogramowania do przechowywania informacji cyfrowych.
Zwróć uwagę na przepisy dotyczące niszczenia dokumentów
Lista przepisów, które przedsiębiorcy muszą uwzględniać przy zarządzaniu dokumentami firmy, jest naprawdę długa. Pomocne okazuje się stosowanie kategorii archiwalnych. Określają one, jak długo akta powinny być przechowywane, a także to, jak je bezpiecznie przetwarzać, przechowywać oraz usuwać. Firma Destroy segreguje dokumenty i kwalifikuje je do odpowiedniej kategorii np. A lub B.
Dla firm szczególnie istotne są dokumenty kategorii B, czyli te uważane za niearchiwalne. Są to akta, które po pewnym czasie tracą swoją wartość, a więc mogą być zniszczone (m.in. dowody księgowe, umowy, regulaminy, instrukcje techniczne). Ich utylizacja przebiega wedle normy ISO 21964, która opisuje zasady bezpiecznego niszczenia nośników danych. Porządkuje ona cały proces, w tym odbiór dokumentacji i jej transport.
Przy fizycznym niszczeniu dokumentów papierowych w ramach usługi https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/ ważna jest norma DIN 66399, która określa poziomy bezpieczeństwa od P-1 do P-7. Mowa między innymi o jakości pracy niszczarek i wielkości ścinek papieru.
Zarządzanie dokumentami firmy z Destroy
Obieg akt w firmie musi być uporządkowany, a zasady dotyczące wykorzystania dokumentów powinny być spisane. Nie tylko ważne jest spełnianie rygorystycznych przepisów. Zarządzanie archiwum firmowym wymaga czasu, wykwalifikowanej kadry, dobrze zaaranżowanej i zabezpieczonej przestrzeni, a także wielu narzędzi pozwalających na szybkie wyszukiwanie konkretnych pism. Wiąże się to ze sporymi kosztami, które można obniżyć z firmą Destroy.
Jej specjaliści porządkują i klasyfikują dokumenty do odpowiednich kategorii, a także oznaczają akta zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Liczyć można również na digitalizację oraz opracowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. To sposób na zabezpieczenie wrażliwych danych przed wyciekiem.
Dzięki licznym przepisom Twoja dokumentacja firmowa może być zarządzana bezpiecznie. Jeśli chcesz zadbać o efektywność i koszty obniżone nawet o kilkadziesiąt procent, postaw na współpracę z Destroy. Skorzystaj z archiwizacji dokumentów oraz profesjonalnego niszczenia akt.
